Stop alla notifica se l’indirizzo pec non è strettamente personale. Non è definito personale neanche quello assegnato dall’Ordine di appartenenza.
E’ quanto stabilito dal Garante della privacy, con la nota DRP/PS/147434 del 27 ottobre scorso e reso noto dal Ministero dell’Interno con la circolare 300/STRAD/1/10060.U/2021 del 17 novembre 2021.
MINISTERO DELL’INTERNO DIPARTIMENTO DELLA PUBBLICA SICUREZZA
Direzione centrale per la Polizia Stradale, Ferroviaria, delle Comunicazioni e per i Reparti Speciali della Polizia di Stato
Prot. n. 300/STRAD/1/10060.U/2021
Roma, 17 novembre 2021
OGGETTO: Decreto Ministeriale del 18 dicembre 2017 e circolare applicativa. Utilizzo della pec per la notifica delle contravvenzioni al codice della strada – Comunicazione.
In relazione all’oggetto, si trasmette la nota n. DRP/PS/147434 del 27 ottobre u.s. (all. 1), con cui l’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali ha fornito istruzioni volte a evitare criticità derivanti dall’uso, nelle procedure di notifica di violazioni al codice della strada, di taluni indirizzi pec.
In particolare, detta Autorità ha escluso la possibilità di utilizzare gli indirizzi pec riferiti a studi professionali per notificare violazioni commesse con un veicolo intestato al professionista, poiché esse sono visibili anche al personale che collabora con l’intestatario della, pec.
Si richiamano le circolari di questa Direzione Centrale n. 300/A/1500/18/127/9 del 20 febbraio 2018 e n. 300/A/4027/20/127/9 dell’8 giugno 2020. * * * Le Prefetture – Uffici Territoriali del Governo sono pregate di voler estendere il contenuto della presente ai Corpi e Servizi di Polizia Locale. Questa Direzione Centrale provvederà per i rispettivi Compartimenti di Specialità e per gli altri uffici della Polizia di Stato.
IL DIRETTORE CENTRALE
Stradiotto
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GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI DIPARTIMENTO REALTÀ PUBBLICHE Prot. n. DRP/PS/147434 Roma, 27 ottobre 2021
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
DIPARTIMENTO REALTÀ PUBBLICHE
Prot. n. DRP/PS/147434
Roma, 27 ottobre 2021
OGGETTO: Decreto Ministeriale del 18 dicembre 2017 (e circolare applicativa. Utilizzo della pec per la notifica delle contravvenzioni al Codice della strada – Comunicazione.
Questa Autorità ha ricevuto diversi reclami nei quali gli interessati lamentano l’avvenuta notifica, da parte di alcuni Corpi di Polizia locale, di verbali di contravvenzione al Codice della Strada alle pec utilizzate nell’ambito all’attività professionale svolta.
Nei casi in esame, infatti, le contravvenzioni al codice della strada sono state notificate a indirizzi pec assegnati dai Consigli dell’ordine professionale cui i reclamanti appartengono, che sono tuttavia visibili anche al personale che collabora con l’intestatario della pec (es. praticanti, segretari di studi professionali).
La normativa di settore (D.M. 18/12/2017, circolare del 20 febbraio 2018, n. 300/A/1500/18/127/9) prevede la possibilità di notificare, tramite pec, la contravvenzione aI Codice della Strada qualora l’indirizzo di posta elettronica certificata sia stato comunicato dall’interessato oppure sia stato reperito “nei pubblici elenchi per notificazioni e comunicazioni elettroniche” (art. 3, comma 2 del D.M. 18/12/2017).
Nella circolare del 20 febbraio 2018, n. 300/A/1500/18/127/9, codesto Ministero ha specificato che i pubblici elenchi cui fa riferimento l’art. 3 del D.M. citato sono l’Indice nazionale dei domicili digitali delle imprese e dei professionisti (INI-PEC); l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA); l’Indice nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche, dei professionisti e degli altri enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione in albi, elenchi o registri professionali o nel registro delle imprese (INAD) e il Registro generale degli indirizzi elettronici gestito dal Ministero della Giustizia.
In attesa della piena operatività dell’INAD, di fatto, la ricerca degli indirizzi di posta elettronica certificata è attualmente circoscritta al registro INI-PEC composto da due sezioni: professionisti e imprese, con la peculiarità per cui le Imprese individuali sono iscritte nella sezione professionisti.
Pertanto, già in precedenza l’Autorità, con la nota prot. n. 18521 del 20 maggio 2020, aveva coinvolto codesto Ministero sulla problematica riguardante la notifica delle contravvenzioni al codice della strada all’Indirizzo pec aziendale delle imprese individuali estratto dal Registro Ini-pec.
Nella citata nota l’Autorità ha chiarito che una lettura conforme della normativa di settore ai principi di cui all’art. 5 del Regolamento (UE) 2016/679, non legittima la ricerca degli indirizzi pec dei contravventori mediante una interrogazione massiva del Registro Ini-pec svincolata da qualsiasi valutazione puntuale, sul singolo caso, da parte del Comando di Polizia locale.
Conseguentemente codesto Ministero ha adottato la circolare 300/A/4027/20/127/9 dell’8/6/2020 con cui ha fornito ulteriori istruzioni operative, prevedendo, in particolare:
• “nella ricerca dell’indirizzo PEC dell’obbligato in solido proprietario del veicolo con cui è stata commessa una violazione, può essere utilizzato il codice fiscale della persona fisica (estratto dalle annotazioni presenti negli archivi del PRA a dall’anagrafe tributaria) inserendolo nella sezione “imprese” del registro INI PEC solo quando è stato accertato, ad esempio in occasione della contestazione immediata della violazione, che il veicolo con cui la violazione è stata commessa era utilizzato nell’esercizio di attività Imprenditoriale. In ogni altro caso (es. violazione accertata con dispositivi di controllo remoto, senza contestazione immediata), il codice fiscale della persona fisica intestataria del veicolo può essere utilizzato solo per interrogazioni della sezione “professionisti” del registro INI-PEC;
• in nessun caso potranno essere effettuate ricerche massive ed indiscriminate di indirizzi PEC partendo dal codice fiscale di una persona fisica, svincolate dalla valutazione del singolo caso e dalle concrete modalità di utilizzo del veicolo oggetto di accertamento della violazione;
• la notifica del verbale a mezzo PEC non è obbligatoria nel caso di abbinamento del codice fiscale della persona fisica ad una PEC di chiara matrice aziendale; in tali casi, la notifica del verbale di violazione deve essere effettuata nelle forme ordinarie, senza il ricorso alla PEC”.
In tal quadro, allo stato, permane la criticità nelle ipotesi di notifica di verbali di contravvenzione al Codice della Strada tramite indirizzi pec che, seppur non aziendali, sono comunque utilizzati nell’ambito all’attività professionale svolta (es. studi professionali).
Tale problematica potrà essere agevolmente risolta nel momento in cui diventerà pienamente operativo l’INAD.
L’art. 6-quater, comma 2, del CAD, infatti, prevede l’iscrizione automatica nell’INAD del domicilio digitale presente nell’INI-PEC riferito al professionista iscritto ad albo o elenco, fermo restando il diritto di eleggerne uno diverso per fini personali.
AI riguardo, nelle “Linee guida dell’indice nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche, dei professionisti e degli altri enti di diritto privato non tenuti all’Iscrizione in albi, elenchi o registri professionali o nel registro delle imprese” pubblicate da AGID il 15 settembre 2021, sulle quali l’Autorità ha espresso il proprio parere in data 22 luglio 2021 (doc. web n. 9690742), è previsto espressamente:
• “Nel caso in cui il Professionista risulti già presente nell’INI-PEC, non gli è consentita la registrazione all’INAD e, conseguentemente, gli è preclusa la possibilità di eleggere, in tale sistema, il domicilio digitale in qualità di Professionista, ferma restando, in ogni caso, la facoltà di registrazione nell’INAD in qualità di persona fisica” (par. 2.2);
• “solo i Professionisti hanno facoltà di eleggere nell’INAD sia un domicilio digitale professionale sia un domicilio digitale personale. La distinzione tra i due domicili digitali appartenenti al medesimo soggetto e resa evidente all’interno dell’INAD sia all’interessato, al momento dell’elezione del domicilio, sia agli utenti al momento della consultazione dell’INAD” (par. 2.3).
Tale facoltà, consentirebbe al professionista di eleggere un domicilio digitale “per fini personali” non utilizzato per finalità lavorative (e, dunque, visibile di default ai suoi collaboratori), garantendo, nel caso di ricezione di atti destinati alla persona fisica e non al “professionista”, il pieno rispetto dei principi di minimizzazione dei dati e integrità e riservatezza degli stessi di cui all’art. 5 del Regolamento.
Ciò premesso, in attesa della modifica della normativa di settore che necessariamente dovrà coordinarsi con l’entrata in vigore dell’INAD nonché con l’attivazione della “Piattaforma per la notificazione degli atti della pubblica amministrazione” di cui all’art. 1, comma 402, della I. 27 dicembre 2019, n. 160 (come successivamente modificato ad opera del d.l. 76/2020, convertito con modificazioni dalla I. 120/2020, e del d.I. 31 maggio 2021, n. 77, convertito con modificazioni dalla I. 29 luglio 2021, n. 108) – che modificherà, ancora una volta, le modalità di notifica degli atti della pubblica amministrazione -, appare utile sottoporre alla valutazione di codesto Ministero, che già solertemente e apprezzabilmente si è attivato a seguito della citata nota dell’Autorità del 20 maggio 2020, la possibilità di sensibilizzare i Corpi di Polizia locale sulla problematica suesposta.
Nel manifestare la piena disponibilità a collaborare a qualsiasi iniziativa che codesto Ministero ritenga opportuna in proposito, anche coinvolgendo l’AGID in qualità di gestore dell’INAD, si resta in attesa di un gentile riscontro.
IL VICE SEGRETARIO GENERALE E DIRIGENTE DEL DIPARTIMENTO
Claudio Filippi
